Whistleblowerordning: Kravene ved 50+ ansatte — og sådan opfylder du dem

Hvem skal have en whistleblowerordning?

Whistleblowerloven (lov nr. 1436 af 29. juni 2021) gennemfører EU's whistleblowerdirektiv i Danmark. Den kræver, at alle private arbejdsgivere med 50 eller flere ansatte etablerer en intern whistleblowerordning. Kravet har været fuldt indfaset siden den 17. december 2023, hvor også virksomheder med 50-249 ansatte skulle være klar — større virksomheder og det offentlige var omfattet allerede fra december 2021.

Tæller du ansatte, gælder det alle medarbejdere uanset timetal — også deltidsansatte og tidsbegrænsede ansættelser. Virksomheder i den finansielle sektor kan være omfattet af særregler uanset størrelse.

Virksomheder med 50-249 ansatte må dele ressourcer, fx en fælles ordning i en koncern eller en ekstern leverandør, der håndterer modtagelse og screening. Ansvaret for at overholde loven ligger dog stadig hos den enkelte virksomhed.

Hvad kan der indberettes om?

Ordningen skal kunne modtage indberetninger om overtrædelser af EU-retten på en række områder (fx udbud, hvidvask, produktsikkerhed, miljø, databeskyttelse) samt alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold efter dansk ret. Det omfatter i praksis blandt andet bestikkelse, dokumentfalsk, væsentlige brud på persondatareglerne og seksuel chikane. Almindelige HR-klager — utilfredshed med løn, samarbejdsproblemer, en hård tone — falder som udgangspunkt udenfor og skal håndteres ad de normale kanaler.

Lovens konkrete krav til ordningen

En lovlig intern whistleblowerordning skal opfylde disse krav:

• En sikker kanal: Indberetning skal kunne ske skriftligt, mundtligt eller begge dele, og kanalen skal beskytte fortroligheden om whistleblowerens identitet.
• En upartisk whistleblowerenhed: En person eller afdeling, der er udpeget til at modtage og følge op på indberetninger — fx HR-chefen, en compliancefunktion eller en ekstern advokat. Enheden skal kunne handle uden interessekonflikter.
• Kvittering inden 7 dage: Whistlebloweren skal have en bekræftelse på modtagelsen senest 7 dage efter indberetningen.
• Feedback inden 3 måneder: Senest 3 måneder efter kvitteringen skal whistlebloweren have besked om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes — fx at en intern undersøgelse er indledt eller afsluttet.
• Tavshedspligt: Kun de personer, der er nødvendige for sagsbehandlingen, må kende whistleblowerens identitet. Videregivelse kræver som hovedregel samtykke.
• Dokumentation: I skal føre fortegnelse over indberetninger og opbevare dem så længe, det er nødvendigt — og have en skriftlig procedure for hele forløbet.
• Information til medarbejderne: Ansatte skal have klar og lettilgængelig information om, hvordan de indberetter internt, og om muligheden for at indberette eksternt til Datatilsynets uafhængige whistleblowerordning.

Skal ordningen være anonym?

Loven kræver ikke, at I accepterer anonyme indberetninger — det er et valg, I træffer. Men i praksis vælger de fleste virksomheder at tillade anonymitet, fordi det markant øger sandsynligheden for, at medarbejdere tør bruge ordningen. Vælger I anonymitet, skal jeres kanal teknisk kunne understøtte det: whistlebloweren skal kunne modtage kvittering, feedback og opfølgende spørgsmål uden at afsløre sin identitet. En almindelig mailboks kan ikke det — der skal en løsning til med anonym tovejskommunikation.

Husk også, at en whistleblower, der indberetter anonymt, men senere bliver identificeret, har fuld beskyttelse efter loven.

Beskyttelse mod repressalier — og sanktioner

Lovens kerne er forbuddet mod repressalier: en whistleblower, der i god tro indberetter omfattede forhold, må ikke mødes med fyring, degradering, chikane, dårligere opgaver eller andre negative konsekvenser. Sker det, gælder der delt bevisbyrde — arbejdsgiveren skal sandsynliggøre, at reaktionen ikke skyldtes indberetningen — og whistlebloweren kan tilkendes godtgørelse.

Sanktionerne rammer begge veje:

• Virksomheder kan straffes med bøde for ikke at etablere en ordning, for at hindre indberetninger eller for at udøve repressalier.
• Bevidst falske indberetninger er også strafbare og giver ikke beskyttelse.

Hertil kommer det, bøden ikke fanger: sager, der kunne være løst internt, ender i stedet hos Datatilsynet, pressen eller domstolene.

Sådan håndterer I en indberetning i praksis

Når den første indberetning lander, bør forløbet være aftalt på forhånd:

1. Kvittér for modtagelsen inden 7 dage — også hvis I endnu ikke ved, hvad I vil gøre.
2. Screen indberetningen: falder den inden for lovens anvendelsesområde? Gør den ikke, afvises den med en kort begrundelse og eventuelt en henvisning til rette kanal (fx nærmeste leder eller HR).
3. Undersøg sagen: indhent dokumenter, tal med relevante personer, og stil opfølgende spørgsmål til whistlebloweren gennem kanalen. Hold kredsen af involverede så lille som muligt.
4. Konkludér og handl: alt fra "ingen overtrædelse fundet" over interne tiltag til politianmeldelse.
5. Giv feedback til whistlebloweren inden 3 måneder — og notér hele forløbet i fortegnelsen.

Vær særligt omhyggelig, hvis indberetningen peger på en person i whistleblowerenheden eller i topledelsen. Her skal sagen kunne løftes udenom — typisk til bestyrelsen eller en ekstern part. Det er præcis den situation, hvor det betaler sig at have taget stilling på forhånd.

Kom i gang: en praktisk tjekliste

1. Beslut, hvem der er whistleblowerenhed — internt, eksternt eller en kombination.
2. Vælg en sikker kanal med understøttelse af anonym tovejskommunikation.
3. Skriv en kort whistleblowerpolitik: hvad kan indberettes, hvordan, og hvad sker der så.
4. Informér medarbejderne — fx i personalehåndbogen og på intranettet.
5. Sæt processer op for 7-dages kvittering og 3-måneders feedback, så fristerne ikke afhænger af én persons hukommelse.

Sådan hjælper Verkta

Verktas whistleblowerportal giver jer en færdig, sikker indberetningskanal med anonym tovejskommunikation, automatiske påmindelser om 7-dages- og 3-måneders-fristerne, adgangsstyring til whistleblowerenheden og en politik-skabelon, I kan tilpasse. Ordningen er klar samme dag, I opretter jer, og kan prøves gratis i 14 dage.